Sådan undgår du negative anmeldelser fra dårlige betalere

Internettet har i høj grad ændret måden vi driver virksomhed på og har også givet forbrugeren en større stemme. Før i tiden kunne utilfredse kunder dele deres oplevelser og tanker med deres omgangskreds, men i dag har de mulighed for at dele dem med hele verden.

Selv med den bedste kundeservice vil du ikke kunne undgå dårlige anmeldelser, og du kan endda opleve at få dårlige anmeldelser på grund af noget, som du ikke er herre over.

Især i pengespørgsmål kan der opstå uoverensstemmelser, og det kan sætte dig i en svær situation i forhold til dårlige betalere. På den ene side skal du naturligvis have dine penge, men samtidig ønsker du heller ikke at gøre dig uvenner med din kunde. Herunder får du nogle gode råd, som kan hjælpe dig i netop denne situation.

Undgå rykkergebyr i første påmindelse

Når din kunde ikke betaler til tiden, har du ret til at rykke dem, og du har også ret til at pålægge et gebyr på 100 kr.

For mange virksomheder er det netop gældende praksis, som på den ene side giver god mening  i forhold til at blive kompenseret for det ekstra administrative arbejde. Omvendt risikerer du at skabe stor utilfredshed hos kunden.

Hvis du vil give en bedre kundeoplevelse, kan du i stedet vælge at sende en betalingspåmindelse først, og i de efterfølgende skrivelser påføre rykkergebyret. I mange tilfælde skyldes den manglende betaling en forglemmelse fra kundens side, og det får dig til at fremstå mere sympatisk, hvis du nøjes med at sende en høflig påmindelse.

I princippet kan du sende en rykker allerede dagen efter, at en faktura er forfalden. Men her kan lidt is i maven også betale sig,  da selv en rettidig betaling ofte først når frem efter et par dage. Derfor kan det give mening at vente mindst 3 arbejdsdage, før du sender en rykker.

Du må sende alle de rykkere du har lyst til, men du må maksimalt påføre gebyr på 3 af dem og der skal generelt gives 10 dages betalingsfrist.

Læs mere omkring inkassoregler og krav til rykkerprocessen.

Vær åben overfor dialog

Sender du en påmindelse, eller endog en rykker, vil du opleve, at mange kunder betaler uden nogensinde at henvende sig til dig. Dette er ofte de kunder, som ganske enkelt har glemt at betale deres regning - og de vil højst sandsynligt sætte pris på at slippe for rykkergebyret.

I andre tilfælde vil du opleve at blive kontaktet personligt af den dårlige betaler, og dette kan være en udfordrende situation, da kunden muligvis ikke har råd til at betale regningen.

Vælger en kunde at tage en opsøgende dialog, trods betalingsproblemer, viser det en vilje til at finde en løsning. I sådan en situation bør du forsøge at indgå en aftale med kunden. Der kan eksempelvis laves en aftale om at udsætte betalingsfristen, eller at dele gælden op i rater.

Overlad ansvaret til professionelle

Det kan være vanskeligt at håndtere dårlige betalere, og kommunikationen mellem dig og din kunde kan nemt gå skæv.

Hvis du ikke føler dig komfortabel ved at indgå i dialog med dårlige betalere, kan du vælge at hyre et inkassofirma til at håndtere processen for dig. Inkassofirmaet overtager den svære dialog, og fjerner samtidig også eventuel negativ opmærksomhed fra dig og din virksomhed.

Læs mere om hvorfor det er en god idé, at få hjælp af et professionelt inkassofirma.