Sådan håndterer du en indsigelse

Der kan være mange årsager til, at din kunde ikke ønsker at betale for en vare eller en serviceydelse. Dette kan eksempelvis skyldes manglende levering, fejllevering, mangler eller skader på varen, opsagte abonnementer hvor der stadig trækkes betaling, og mange andre grunde.

Hvad er en indsigelse?

Når din kunde laver en indsigelse betyder det, at kunden ikke er enig i, at han eller hun skal betale for varen eller ydelsen.

En indsigelse kan både ske skriftligt og mundtligt, men det anbefales at indsende den skriftligt for at undgå misforståelser. Efterfølgende skal det bevises, om der er hold i indsigelsen eller ej. Hvis indsigelsen er berettiget, må du ikke sende fakturaen til inkasso. Hvis du allerede har sendt sagen til inkassobehandling, og indsigelsen opstår efterfølgende, må inkassofirmaet ikke forfølge kravet, før situationen er afklaret. Hvis det viser sig, at der ikke er hold i indsigelsen, og din kunde derfor er forpligtet til at betale, vil inddrivelsesprocessen fortsætte. Har kunden ret i sin indsigelse, stopper inddrivelsen helt.

Få gode råd til hvordan du kan forebygge tab via din kreditpolitik 

Hvad skal jeg gøre?

1. Sørg for at have dokumentation for ordre, levering og korrespondance med kunden.

   Det er vigtigt at sikre, at du har en omfattende dokumentation for alle relevante oplysninger relateret til ordren. Ved at have klare og pålidelige dokumenter kan du dokumentere, hvad der blev aftalt mellem dig og kunden og nemmere afklare eventuelle uoverensstemmelser.

2. Er der tale om mindre uoverensstemmelser, så samarbejd med kunden om at få dem løst, inden fakturaen forfalder.

   Forsøg at have en konstruktiv dialog og find en gensidigt acceptabel løsning, der tilfredsstiller begge parter. Ved at være åben for kundens bekymringer og forsøge at imødekomme dem på en rimelig måde kan du undgå, at indsigelsen eskalerer yderligere.

3. Er sagen allerede sendt til inkasso, så overlad den direkte dialog med kunden til inkassobureauet.

   Inkassobureauet har erfaring og specialisering inden for dette område og kan effektivt håndtere kommunikationen med kunden på en professionel måde. Ved at lade inkassobureauet tage sig af dialogen kan du undgå unødvendige konfrontationer eller misforståelser og sikre, at inddrivelsesprocessen fortsætter på en retfærdig og korrekt måde.

Ved at følge disse trin kan du optimere din håndtering af indsigelser og forbedre dine chancer for at opnå en retfærdig løsning for både dig og din kunde.

Hvordan håndterer Intrum indsigelser?

Er din kunde uenig i kravet, skal han eller hun lave en skriftlig indsigelse og sende den til os. Herefter skal det bevises, om der er hold i indsigelsen eller ej – dette kan eksempelvis gøres ved at fremlægge dokumentation i form af kontrakter, kontoudtog mv., både fra din side og fra kundens side. Vi hjælper med at afklare situationen og tager os af hele dialogen med kunden.

Imens afklaringen finder sted, sættes inddrivelsesprocessen på pause. Når situationen er afklaret, vil inkassoprocessen enten fortsætte, eller sagen vil blive afsluttet, afhængigt af hvem der har retten på sin side.

Læs mere om inkasso hos Intrum

Hvordan undgår jeg indsigelser?

For at undgå indsigelser er der flere forholdsregler, du kan tage for at sikre en gnidningsløs betalingsproces og minimere eventuelle uoverensstemmelser med dine kunder.

1. Klare og detaljerede kontrakter og aftaler

   Sørg for at have klare kontrakter og aftaler, der beskriver alle væsentlige vilkår og betingelser for salget af dine varer eller ydelser. Dette inkluderer bl.a. priser, leveringsdatoer, kvalitetsstandarder, betalingsbetingelser og eventuelle garantier eller returpolitikker. Ved at have tydelige og transparente dokumenter kan du mindske risikoen for misforståelser eller uenigheder senere.

2. Tydelig kommunikation

   Vær opmærksom på at kommunikere tydeligt og præcist med dine kunder under hele salgsprocessen. Forklar produkterne eller ydelserne på en måde, der er let forståelig for kunden, og vær åben for spørgsmål og anmodninger om yderligere information. Jo bedre dine kunder forstår, hvad de køber, desto mindre er sandsynligheden for senere indsigelser.

3. Levering og dokumentation

   Sørg for at have en veldokumenteret leveringsproces. Bevis leveringen ved at indsamle underskrifter eller kvitteringer fra kunderne, der bekræfter, at varerne eller ydelserne er blevet modtaget i god stand og tilfredsstillende kvalitet. Hvis du leverer digitale produkter eller ydelser, kan du bruge elektroniske beviser som e-mails, login-data eller kvitteringer for at dokumentere leverancen.

4. God kundeservice

   Opbyg et godt forhold til dine kunder gennem god kundeservice. Vær lydhør over for deres behov og bekymringer, og reager hurtigt på eventuelle klager eller spørgsmål, de måtte have. Ved at være proaktiv i din kommunikation og imødekommende over for kundens behov kan du forhindre, at små uenigheder udvikler sig til fuldgyldige indsigelser.

5. Efterfølgende opfølgning

   Følg op med dine kunder efter salget for at sikre deres tilfredshed og forhindre eventuelle ubehagelige overraskelser. Dette kan eksempelvis gøres ved at sende opfølgningsmails eller foretage opkald for at sikre, at alt er i orden og at der ikke er nogen problemer eller bekymringer, der skal løses.

Ved at implementere disse foranstaltninger kan du styrke dine forretningsprocesser og minimere risikoen for indsigelser. En kombination af klare kontrakter, god kommunikation, dokumentation, god kundeservice og opfølgning vil hjælpe med at opbygge tillid mellem dig og dine kunder.

Læs mere om hvordan du får et bedre forhold til dine kunder og reducér ubetalt gæld