Husk at få betaling før ferien - 3 måder til at forbedre din virksomheds cash flow

Ferie er det perfekte tidspunkt at få slappet af og lade batterierne op. Har du styr på dine tilgodehavender, slipper du for at vende tilbage til ekstra arbejde. Brug lidt tid på at følge op på kunder med ubetalte fakturaer, for at holde et stabilt cash flow.

Her er 3 opgaver du bør prioritere, inden du tager på ferie:

1) Husk af fakturere alle ordrer inden din ferie

For at opretholde et stabilt cash flow, bør du fakturere dine kunder med et samme. Hvis du har ubehandlede ordrer i dit system, skal du huske at fakturere disse, før du tager på ferie. Efter et stykke tid kan det være vanskeligt at huske, de aftaler der blev indgået inden ferien.

Ved at fakturere før ferien, er det lettere for både dig og din kunde at huske handelsbetingelserne, og sandsynligheden for at der opstår misforståelser og uoverensstemmelser er dermed mindre. Herudover vil hurtig fakturering øge sandsynligheden for rettidig betaling.

Læs mere om hvordan du laver en god faktura

2) Følg op på alle tilgodehavender og ubetalte fakturaer som er sendt til dine kunder

For at få pengene på kontoen før ferien, er det vigtigt, at du følger op på alle fakturaer, som dine kunder ikke har betalt. Ved at følge op med det samme, vil din kunde højst sandsynligt betale, inden ferien starter.

Følg disse enkle trin for at få dine penge så hurtigt som muligt:

Lav en oversigt over alle betalte og ubetalte fakturaer

Hvis du ikke har et rykkerstyringssystem, bør du lave en oversigt over alle ubetalte fakturaer, f.eks. ved hjælp af et Excel-dokument. Din oversigt bør indeholde information som:

• Fakturanummer
• Kunde
• Beløb
• Fakturadato
• Forfaldsdato
• Dato for første rykkerskrivelse
• Dato for anden rykkerskrivelse
• Kommentarer

Det er et fordel, hvis din oversigt er i form af et dynamisk dokument, så du kontinuerligt kan opdatere aftalte betalingsbetingelser og registrere betalinger. Dette betyder, at du ikke behøver at bruge en masse penge på et avanceret økonomisystem for at følge op på kunder, som ikke har betalt.

Følg op på kunder der ikke har betalt

Har du og din kunde aftalt en betalingsdato, er det vigtigt, at du følger op på denne dato. Det kan være en god idé, at du udover at opdatere din Excel-oversigt også noterer betalingsdatoen i din kalender, så du får en påmindelse omkring det.

Gennemgår din kunde en økonomisk svær periode, er det vigtigt, at du har en åben dialog med kunden om, hvornår denne forventer at kunne betale. Klar kommunikation vil gavne jer begge, så I kan bevare den gode kunderelation.

Læs mere om krav til rykkerprocessen og inkassoregler

3) Tager betalingen for lang tid? Send fakturaen til inkasso!

Hvis du har sendt en rykkerskrivelse og haft en åben dialog med din kunde, men stadig ikke har modtaget betaling, bør du overveje at sende sagen til inkasso - og gør det gerne inden din ferie. Du kan sende en sag til inkasso 10 dage efter at du har sendt et inkassovarsel (inkassovarslet er typisk den sidste rykkerskrivelser du sender). Jo tidligere du sender en sag til inkasso, jo større er chancerne for at du får dine penge igen.

Oplever du problemer med kunder der ikke betaler, kan du overveje, om det ikke var en god idé at samarbejde med et inkassofirma. Inkasso er nemlig en yderst effektiv måde til at sikre, at dine kunder prioriterer fakturaerne fra netop din virksomhed.

Læs om hvordan en inkassosag forløber hos Intrum