Fakturering - 7 typiske fælder du bør undgå
Nedprioriterer du faktureringen, når du fokuserer på at gennemføre et salg? Det er ikke ualmindeligt, men ved at foretage nogle små justeringer kan du opnå en mere smidig faktureringsproces og undgå de typiske fælder, der kan påvirke din virksomheds økonomi negativt. Her er 7 faldgruber, du bør være opmærksom på, næste gang du skal fakturere.
1. Udsætter faktureringen til slutningen af måneden
Mange falder i fælden med at udsætte faktureringen til slutningen af måneden. Men husk, en stærk salgspræstation hjælper ikke din virksomheds økonomi, før fakturaerne faktisk bliver betalt. Sørg for at sende fakturaerne så snart varen er solgt, eller etablér faste faktureringsdage. På den måde holder du likviditeten oppe og undgår en stressende slutning på måneden, hvor alle fakturaer skal håndteres
2. Dårlige rutiner for opdatering af indkøbsprisen
Det er nemt at glemme at opdatere priserne, hvilket kan føre til, at du sælger en vare til en lavere pris, end du selv har betalt. Denne manglende opdatering kan have negative konsekvenser for din virksomheds indtjening og rentabilitet. For at undgå denne faldgrube bør du indføre en rutine med regelmæssige opdateringer af priserne i dit system.
Når du modtager en faktura fra din leverandør, bør du straks opdatere priserne i dit system med de nye indkøbsomkostninger. Det sikrer, at dine salgspriser er nøjagtige og afspejler de aktuelle omkostninger. Ved at have opdaterede priser undgår du risikoen for at undervurdere produktets værdi og potentielt skade din virksomheds bundlinje.
Husk også at inkludere fragtomkostninger. Glemmer du at inkludere fragtomkostningerne, risikerer du at pålægge dig selv unødvendige tab, hvis du ikke får dækket de faktiske omkostninger ved at transportere varerne til dine kunder. Tag derfor højde for fragtomkostningerne og inkludér dem i dine salgspriser.
3. Fakturering med tab
For at sikre korrekt fakturering, er det vigtigt at registrere alt, du har solgt til kunden, på fakturaen. Mange virksomheder glemmer at inkludere alle de timer, der er brugt både hos og for kunden. Dette kan føre til, at du ender med at arbejde gratis, og det kan medføre tab for virksomheden. Derfor er det afgørende at være omhyggelig og omfattende i registreringen af alle salgsaktiviteter på fakturaen, for at sikre at din virksomhed får det fulde udbytte af det arbejde, der er blevet udført.
4. For lang kredittid
Mange virksomheder er dårlige til at følge deres egne kreditrutiner ved fakturering. Dette kan have betydelige konsekvenser for virksomhedens økonomi. Når du ikke overholder fastsatte kreditbetingelser, risikerer du at miste likviditet og påvirke din evne til at dække omkostninger og betale leverandører til tiden.
En effektiv måde at forbedre din virksomheds økonomi på er at optimere dine kreditbetingelser. Selv en lille reduktion af kreditperioden kan have en positiv effekt på likviditeten. Ved at forkorte dine kreditbetingelser, selv blot med få dage, kan du sikre, at du får dine penge hurtigere.
Få 6 tips til hvordan du kan forbedre virksomhedens likviditet
5. Forkert faktureringsadresse
Fejladressering kan medføre betydelige forsinkelser i betalingsprocessen. For at undgå disse uønskede forsinkelser er det vigtigt at have opdaterede faktureringsadresser for både privatkunder og virksomheder. Det er afgørende at opdatere dit faktureringssystem så snart kunden giver dig besked om en adresseændring eller andre relevante oplysninger, der er nødvendige for korrekt fakturering.
Mange virksomheder afviser fakturaer med forkerte oplysninger, herunder forkert adresse eller købsnummer. Hvis dine fakturaer ikke er korrekte, risikerer du at vente endnu længere på betalingen, hvilket kan påvirke din likviditet negativt. Ved at have korrekte oplysninger sikrer du en problemfri faktureringsproces og muliggør hurtigere betalinger.
Læs mere om hvordan du laver en god faktura
6. Ikke elektronisk fakturering
De fleste virksomheder og forbrugere foretrækker elektroniske fakturaer, og med god grund. Ved at benytte elektroniske fakturaer leveres fakturaen direkte i kundens system eller mailboks, hvilket gør hele betalingsprocessen nemmere og hurtigere. Kunden kan let og øjeblikkeligt få adgang til fakturaen, hvilket minimerer risikoen for forsinkelser i betalingen på grund af manglende modtagelse eller postforsinkelser.
I modsætning hertil er papirfakturaer mere tidskrævende og kan medføre unødvendige forsinkelser. De skal først printes, sendes med posten og derefter modtages af kunden, som ofte selv skal indtaste betalingsoplysningerne manuelt. Denne proces øger derfor risikoen for fejl og forsinkelser.
Ved at skifte til elektronisk fakturering kan du optimere din faktureringsproces og forbedre din kundeservice. Det giver en mere effektiv og pålidelig metode til at sende fakturaer, samtidig med at du reducerer tidsspild og fejl. Desuden kan elektroniske fakturaer ofte indeholde interaktive links, der gør det nemt for kunden at betale direkte fra fakturaen, hvilket yderligere fremskynder betalingsprocessen og øger chancen for rettidige betalinger.
7. Glemt specifikation på fakturaen
At undlade at specificere, hvad der er solgt på en faktura, er en almindelig fejl, der kan føre til misforståelser og forsinkede betalinger. For at undgå dette er det vigtigt at inkludere en tilstrækkelig detaljeret fakturaspecifikation.
Især når du har leveret en serviceydelse, er det vigtigt at inkludere oplysninger som antal timer, dato, tidspunkt og beskrivelse af de udførte arbejdsopgaver. En præcis fakturaspecifikation gør det lettere for kunden at forstå, hvad der faktureres for, og undgå misforståelser omkring leverede tjenester.
En veludført fakturaspecifikation er nøglen til en mere smidig faktureringsproces, hvor kunden hurtigt kan godkende og betale fakturaen uden behov for yderligere spørgsmål eller forsinkelser.
