15 effektive tips til at sikre betaling fra dine kunder

Store summer bliver hvert år afskrevet i danske virksomheder, som ikke får den betaling fra kunderne, som de har krav på. Penge som i stedet kunne være brugt til investering i innovation, udvidelse af produktsortimentet eller ansættelse af nye medarbejdere.

Virkeligheden er, at kun få virksomheder kan undgå dårlig gæld. Det er derfor vigtigt at have fokus på, hvad du kan gøre for at undgå tab på debitorer og opbygge en kundebase af høj kvalitet.

I denne artikel får du 15 effektive tips til at sikre, at din virksomhed får de penge fra jeres kunder, som I har krav på.

Sæt gang i foranstaltninger før skaden er sket

Forebyggelse er altid bedre end helbredelse. Ligegyldigt hvor stor eller lille din virksomhed er, bør du etablere og gennemføre foranstaltninger med henblik på, at minimere risikoen for udestående gæld. Dette vil øge sandsynligheden for at du får betaling for dine varer og tjenester.

15 effektive tips til at sikre betaling fra dine kunder:

FØR BEGYNDELSEN PÅ ET NYT SAMARBEJDE

1. Inden opstarten af samarbejdet

   er det en god idé af lægge en dæmper på visionen om store og hurtige profitter og snarere lære din potentielle kunde godt at kende:
   
   

   a: Undersøg din nye kundes kreditværdighed. Har du handlet med dem før, er det en god idé at kigge ind i deres historik og følge op på betalingsmønstre.

   b:  Anskaf alle nødvendige data omkring virksomheden samt kontaktpersoner.

   c: Sørg for, at den person du har dialogen med er kompetent i forhold til samarbejdets karakter.
   
   

2. Angiv dine betalingsbetingelser 

   med hensyn til de risici, der er forbundet med forlænget løbetid:
   
   

   a: Definér renter for restancer i kontrakten. Det er vigtigt at have klare linjer i tilfælde af sene eller udeblivende betalinger.

   b: Forlæng ikke betalingsfristen unødigt, selvom kunden beder dig om det. Det er bedre at indgå aftale om afbetaling. Den første rate kan eventuelt betales på forhånd, som et depositum.

   OPSTART AF SAMARBEJDET

3. Indgå en klar kontrakt

   med kunden, som indeholder alle dine forretningsbetingelser:
   
   

   a: Gør ingen undtagelser, og følg den samme forretningspolitik for alle kunder.

   b: Inkluder lovpligtige morarenter i kontrakten og medtag også muligheden for modregning, samt overdragelse af kravet.

   c: I handel med andre virksomheder og den offentlige sektor, skal du drage fordel af muligheden for at gøre brug af EU’s direktiv omhandlende sene betalinger. Direktivet giver dig ret for at opkræve et kompensationsgebyr på 310 kr. i forbindelse med restancer. Du kan opkræve gebyret når som helst i rykkerforløbet.

   EFTER LEVERING AF VARER OG TJENESTEYDELSER

4. Oprethold regelmæssig kontakt 

   med kunden, selv efter levering af varer og tjenester.

5. Tag hånd om problemet med det samme,

   hvis der opstår uenigheder eller tvister.

6. Hold øje med forfaldsdatoer 

   for betaling og send din kunde en betalingspåmindelse.

7. Når du sender et brev til din kunde,

   enten med almindelig post eller elektronisk, skal du sørge for, at det faktisk er blevet leveret. Det kan du eksempelvis gøre ved at sende breve med anbefalet post og ved at sikre dig, at din mail er blevet sendt og modtaget. Altså at der ikke kommer en fejlmeddelelse om, at din mail ikke kunne leveres. I de mest udbredte mailprogrammer kan du også få en kvittering, når modtageren har åbnet din mail.

8. Følg op på manglende betalinger.

   Det er vigtigt, at du følger op på dine tilgodehavender og eventuelt sender en rykker.
   I rykkerskrivelsen skal du jf. lovgivningen give en betalingsfrist på mindst 10 dage. Herudover skal rykkeren også indeholde en finansiel opgørelse. I opgørelsen skal angives det skyldige beløb, eventuelle pålagte gebyrer, og det skal specificeres hvilken faktura der er tale om.
   

   I DET TILFÆLDE FAKTURAEN IKKE BLIVER BETALT

9. Start inddrivelsen af kravet med det samme. 

   Der kan være forskellige grunde til, at din kunde ikke betaler til tiden. Nogle kæmper med dårlig likviditet, nogle har dårlige administrative rutiner, mens andre betaler for sent med vilje. Uanset årsag, er det vigtigt at du ikke venter. Jo hurtigere du kommer i gang med inkassoprocessen, jo større er sandsynligheden for, at du at få dine penge igen.
   Kan du ikke håndtere inddrivelsesprocessen selv, kan du bruge et inkassofirma. Inkassofirmaet varetager hele processen med at inddrive gælden og overtager også al dialogen med din kunde. Du slipper for at skulle bruge energi på, at sætte dig ind i lovgivning og regler for området.
   

   FÅ MESTE MULIGT UD AF DIN EGEN ERFARING

10. Lav et kredittjek

    af din potentielle kunde — især inden indgåelse af vigtige kontrakter.

11. Udvikl en prisstrategi,

    der tager højde for kundens kreditværdighed. Medtag faktorer som længden af samarbejdet, betalingsdisciplin og hvilke betalingsgarantier kunden kan levere. Jo mere kreditværdig kunden er, jo mere fordelagtig pris, eller længere løbetid, kan du give.

12. Indfør optegnelser

    over dine kunders betalingsdisciplin og marker højrisikokunder.
    Hvilke kunder betaler for eksempel ikke altid til tiden? Går de udsatte betalinger igen på specielle tider på året, i specifikke brancher eller er der andre gennemgående ting, som kan udpege de kunder, som kan være i risiko for at blive dårlige betalere? 

13. Hold øje med dine nøglekunders solvens 

    og følg op på den regelmæssigt - vær opmærksom på advarselssignaler.
    Begynder dine kunder for eksempel at betale senere end sædvanligt, sker der store ændringer i bestyrelsen eller falder deres kreditværdighed? Fang signalerne om en faldende solvens i tide. Det kan være et tidskrævende men nødvendigt arbejde. Der findes dog en række økonomiprogrammer, som tilbyder en automatisk overvågning af betalingsvaner, kreditværdighed mv. hos dine kunder.

14. Medieovervågning til at identificere nye potentielle kunder

    i dit målsegment og til at verificere vigtige eksisterende kunder, er også en mulighed.
    Der findes forskellige abonnementstjenester til medieovervågning, som du kan bruge til løbende at få tilsendt materiale om dine kunder, som bliver offentliggjort i forskellige medier. Alternativt findes der også gratis tjenester, som overvåger alle artikler og websider, der bliver inkluderet i eksempelvis Google's søgeresultater. Her kan du angive din kundes firmanavn som søgeord, og så får du løbende informationer om deres virksomhed, hvorend det bliver offentliggjort på internettet.

15. Forbind salg, marketing og økonomi.

    På denne måde kan du lave en effektiv faktureringsproces, der ikke kun reducerer risici, men også forhindrer forsinkede betalinger.